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GESTION DOCUMENTAL
La gestión de documentos se refiere a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden ser en papel o digitales e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información de registro gubernamental y muchos otros registros. Al leer este artículo, podrá obtener más respuestas sobre qué es la gestión de registros, incluidas las características clave de un sistema eficaz y cómo funciona
Obtenga y Procese Documentos para una Oficina sin Papel
El Metodo de Gestión de Documental, utiliza una variedad de métodos para recopilar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formatos digitales. Estos sistemas operan a través de una variedad de métodos de recolección de documentos
Escaneo
Los documentos en papel se pueden escanear desde fotocopiadoras multifunción, escáneres de escritorio o de alta velocidad y teléfonos inteligentes. Estos escaneos pueden indexarse, archivarse, enviarse automáticamente al personal responsable o usarse para activar un flujo de trabajo
Indexación
Implica asignar metadatos a los documentos capturados para facilitar su posterior búsqueda y recuperación. Los metadatos son información adicional que describe el contenido y las características de un documento, como palabras clave, categorías, nombres de clientes, fechas, etc. Estos metadatos permiten una organización estructurada de los documentos y facilitan su búsqueda y filtrado
Almacenamiento
El almacenamiento puede incluir la organización en carpetas y subcarpetas, la asignación de permisos de acceso para usuarios autorizados y la implementación de medidas de seguridad para proteger la confidencialidad e integridad de los documentos
Recuperación y acceso
Los documentos están almacenados, se pueden buscar y recuperar según sea necesario. Los sistemas de gestión documental suelen ofrecer funciones de búsqueda avanzada que permiten encontrar documentos por metadatos, palabras clave o combinaciones de ambos. El acceso a los documentos puede restringirse según los permisos asignados a los usuarios para garantizar la seguridad de la información
¿Cuáles son realmente los beneficios que se obtienen?
Cuando se trata solo de la digitalización de documentos, los beneficios se centran en el ahorro de dinero y las ganancias.
Estas son las ventajas más importantes:
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Reducción del uso de papel y elementos de impresión y ahorro en costes de transporte
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Reducción de los costos de almacenamiento de documentos en términos de almacenamiento físico
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Descentralización de la información ya que se almacena en archivos digitales a los que pueden acceder varios usuarios al mismo tiempo
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Agilidad en busca de documentos estandarizados y organizados
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Mayor productividad a medida que los empleados dedican menos tiempo a enviar tareas y dedican ese tiempo a tareas más productivas
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Acceso seguro y rápido a esos documentos
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Se pueden imprimir copias exactas del original en cualquier momento y, además, estas copias exactas son copias de seguridad
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La transmisión de documentos en Internet se ha vuelto más fácil. Se pueden redistribuir de forma inmediata sin enviar copia física ni esperar confirmación de recepción
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La productividad de los entornos colaborativos aumenta, permitiéndote hacer lo mismo que con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación
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Se minimiza la complejidad, el coste y los riesgos gracias a servicios de análisis de procesos de trabajo, priorizando los que resulten más eficientes, seguros y optimizados.